Regulamin rozpowszechniania wizerunku w Przedszkolu Publicznym „Na Akacjowym Wzgórzu” w Łagiewnikach

 

• 1. Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

 

• 2. Cel:

Celem Regulaminu rozpowszechniania wizerunku w Przedszkolu Publicznym „Na Akacjowym Wzgórzu” w Łagiewnikach jest wprowadzenie jednolitych zasad dotyczących publikacji wizerunku w stosowanych kanałach informacyjnych.

 

• 3. Definicje

1. Administrator danych osobowych, Administrator, Placówka- Przedszkolu Publicznym „Na Akacjowym Wzgórzu” w Łagiewnikach sekretariat@przedszkole.lagiewniki.pl
2. Portal społecznościowy- serwis społecznościowy Facebook na którym Placówka prowadzi profil.
3. Pracownik Placówki – osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub umowy o dzieło, jak również stażyści, praktykanci i wolontariusze.
4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
5. Rozpowszechnianie wizerunku- publiczne udostępnianie niedookreślonej grupie osób wizerunku na stronie internetowej placówki, portalu społecznościowym, w gablotach na terenie placówki.
6. Wizerunek- podobizna osoby utrwalona w postaci obrazu, rysunku, grafiki, fotografii, nagrania wideo.
7. Zgoda na rozpowszechnianie wizerunku, oświadczenie, zgoda– konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych w postaci wizerunku.

 

• 4. Zasady rozpowszechniania wizerunku
  1. Placówka rozpowszechnia wizerunek w następującym zakresie:
     1. w sferze wewnętrznej- dotyczy organizacji i funkcjonowania Placówki np. tworzeniu fotorelacji z wydarzeń organizowanych przez Placówkę np. w gablotach, gazetkach lokalnych lub gazetkach wirtualnych w siedzibie.
     2. w sferze zewnętrznej- dotyczy publikacji wizerunku na stronie internetowej placówki i portalach społecznościowych.
  2. Rozpowszechnianie wizerunku dotyczy wyłącznie działalności informacyjnej i promocyjnej Placówki.
  3. Miejsca publikacji wizerunku w sferze zewnętrznej jest:
     1. Strona internetowa placówki: https://przedszkole.lagiewniki.pl
     2. Profil na portalu społecznościowych Facebook: https://www.facebook.com/gmina.lagiewniki
  4. Miejsca publikacji wizerunku w sferze wewnętrznej jest:
     1. Gabloty informacyjne wewnątrz placówki,
     2. Tabliody,
     3. Gazetka,
  5. Rozpowszechnianie wizerunku nie narusza dóbr osobistych przedstawionych na nim osób oraz ich prawa do prywatności m.in. nie stawia tej osoby w negatywnym świetle lub jej nie ośmiesza.
  6. Administrator danych osobowych wyznacza osoby odpowiedzialne za weryfikację merytoryczną oraz publikację wizerunku.
  7. W razie stwierdzenia publikacji treści w sposób niezgodny z niniejszym Regulaminem, należy powiadomić o tym fakcie Administratora przesyłając właściwą informację na adres mailowy Placówki.
  8. Administrator może powierzyć dane osobowe w tym wizerunek podmiotom trzecim (podmiotom przetwarzającym na zlecenie Administratora) zgodnie z art. 28 RODO.
  9. Placówka podejmuje wszelkie środki techniczne i organizacyjne dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku.
  10. Placówka przetwarza wizerunek do czasu wycofania zgody lub gdy cel przetwarzania wygasł.

 

• 5. Rozpowszechnianie wizerunku na podstawie zgody

1. Wizerunek rozpowszechniany jest na podstawie oświadczenia- zgody na rozpowszechnianie wizerunku (Załącznik nr 1).
2. Oświadczenie o którym mowa w pkt 1 jest wyrażane w formie pisemnej, precyzyjnie określa miejsca upubliczniania wizerunku, kontekst w jakim wizerunek będzie wykorzystany, a także okres upublicznienia.
3. Osoba wyrażająca zgodę otrzymuje klauzulę informacyjną o zasadach przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunku, o przysługujących jej prawach, w tym prawie do wycofania zgody oraz innych, zgodnie z art. 5 RODO.

 

4. Przetwarzanie wizerunku jest ograniczone czasowo do momentu ustania celu przetwarzania, chyba że rodzic/opiekun prawny lub osoba, której dane dotyczą wycofa zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
5. Zgoda wyrażana jest dobrowolnie i nikt nie jest przymuszany do jej wyrażenia, w szczególności poprzez komentowanie decyzji, natarczywe informowanie o negatywnych skutkach czy przez dyskryminowanie.
6. Zgoda przedstawia precyzyjnie cel takiego przetwarzania w sposób jasny, przejrzysty, łatwym i zrozumiałym językiem, a nieletnim przekazywana jest ustnie przez osobę wykonującą zdjęcia np. używając sformułowania „Czy mogę zrobić Ci zdjęcie, które później będzie opublikowane na naszej stronie?”.
7. Niedozwolone jest działanie bez zgody np. wpierw opublikowanie zdjęcia, a dopiero później pytanie o zgodę.

• 6. Rozpowszechnianie wizerunku bez zgody

1. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych.
2. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza. rozpowszechnianie zdjęć z zabaw szkolnych, wycieczek, na których sylwetka stanowi jedynie szczegół całości uwiecznionej na zdjęciu (pod warunkiem, że zdjęcie nie narusza dóbr osobistych przedstawionych na nim osób oraz ich prawa do prywatności).

 

• 7. Poszanowania zdania nieletnich i innych osób fotografowanych lub nagrywanych

1. W Placówce wykonywanie zdjęć i nagrań z udziałem nieletnich wykonywane jest z poszanowaniem ich zdania i prawa do prywatności, osoba wykonująca zdjęcia przed ich wykonaniem pyta osoby ujęte na zdjęciu czy mają życzenie aby wykonać im zdjęcie, które zostanie upublicznione w serwisach internetowych.
2. Każda osoba ujęta na zdjęciu bez względu na to czy wcześniej wyraziła zgodę na piśmie czy wyrazili za nią jej rodzice lub prawni opiekunowie ma prawo odmówić uczestniczenia w zdjęciu. Odmowa uczestniczenia w zdjęciu nie może wpływać negatywnie na udział w zajęciach, konkursach, wycieczkach czy jakichkolwiek innych aktywnościach.
3. Osoba wykonująca zdjęcia stara się nie zakłócać prowadzonych zdjęć w szczególności nie ustawia do zdjęć, nie nakazuje pozować, ani nie zabrania zakrywania twarzy czy odwracania się do zdjęć.
4. Osoby, które nie wyraziły zgody na zdjęcia oraz ich rozpowszechnianie nie są również wykluczane z ich wykonywania, a osoba je wykonująca z wykorzystaniem technik anonimizacji zapewnia prywatność tych osób.
5. Całkowicie zakazane jest wykonywanie i rozpowszechnianie zdjęć w krępujących lub intymnych okolicznościach. Zdjęcia przed rozpowszechnieniem są weryfikowane przez osobę odpowiadającą na udostępnienie je w danym medium, czy żadna z osób na nim przedstawiona nie jest przedstawiana w sposób niekomfortowy dla niej.
6. Zdjęcia wykonywane w oparciu o przesłankę tzw. „większej całości” wykonywane jest podczas wydarzeń, zgromadzeń, wyjść krajobrazowych i innych dokumentujących organizowane aktywności w przypadku gdy osoby na niej utrwalone nie są niezbędnym elementem tej fotografii.
7. Placówka w każdym przypadku bez względu czy zdjęcie jest rozpowszechniane na podstawie zgody czy innej przesłanki zawsze respektuje zdanie rodziców jak i samych nieletnich.

 

• 8. Przetwarzanie danych w serwisach społecznościowych:

Administrator jako założyciel stron w wymienionych poniżej serwisach społecznościowych dostarczanych przez wskazane podmioty, jest współadministratorem danych osobowych wraz z:

• Meta Platforms Ireland Limited, z siedzibą pod adresem 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Irlandia (dalej Facebook)

 

Każdy z w/w współadministratorów samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania danych, ale w różnym zakresie. Administrator ponosi odpowiedzialność wyłącznie w zakresie przetwarzanych przez siebie danych osobowych.

Facebook:

Placówka, będąc administratorem danych udostępnia je za zgodą rodziców Gminie Łagiewniki w celu promocji na ich profilu społecznościowym..

Zasady przetwarzania danych osobowych określone przez dostawcę serwisu Facebook, Messenger i innych produktów i funkcji oferowanych przez Facebook znajdą się w Polityce Prywatności serwisu Facebook dostępnej na stronie:

https://www.facebook.com/privacy/explanation.

 

• 9. Zagrożenia jakie niesieni ze sobą publikowanie zdjęć lub nagrań w sieci:

1. Naruszenie godności dziecka.
2. Odebranie dziecku prawa do samodzielnego kształtowania swojego cyfrowego wizerunku.
3. Narażenie dziecka na hejt, cyberprzemoc oraz krzywdzące komentarze innych osób, zarówno w sieci, jak i poza nią.
4. Modyfikowanie zdjęć lub nagrań przez osoby trzecie, tworzenie memów, deepfake czy nawet deepnude przedstawiających dziecko.
5. Umożliwienie osobom o złych zamiarach nawiązania kontaktu z dzieckiem poprzez udostępnienie w sieci zbyt wielu informacji.
6. Możliwość wykorzystania materiałów z wizerunkiem dziecka w celach przestępczych (np. do fałszywych zbiórek, a nawet pornografii)

 

• 9. Procedura dla pracowników w zakresie publikacji zdjęć:

1. Powiedz dziecku o planowanym wykonaniu jego zdjęć lub nagrań.
2. Każdorazowo poinformuj jego rodziców lub opiekunów prawnych o tym, że w Placówce wykonywane są zdjęcia, które będą rozpowszechniane, zbierz zgody i przekaż obowiązki informacyjne, uszanuj odmowę.
3. Formularz zgody powinien być zrozumiały i przejrzysty. Żaden jego element nie może budzić wątpliwości rodzica lub opiekuna prawnego, w przypadku wątpliwości omów martwiące kwestie lub skontaktuj rodzica z Inspektorem Ochrony Danych Panem Mariuszem Stasiak vel Stasek biuro@msvs.com.pl lub 782-661-551, pamiętaj IOD jest wsparciem zarówno dla pracowników jak i osób, których dane przetwarzamy.
4. Zawsze pytaj dziecko o zgodę na zrobienie i publikację zdjęcia/nagrania. Zgoda rodzica nie jest równoznaczna ze zgodą dziecka.
5. Uszanuj zdanie dziecka, jeśli nie chce znaleźć się na zdjęciu lub nagraniu.
6. Dziecko zawsze ma prawo wziąć udział w konkursie, apelu czy zabawie. Zgoda rodzica lub opiekuna na udostępnienie wizerunku dziecka nie może warunkować jego udziału w aktywnościach.
7. W przypadku braku zgody, zadbaj o komfort dziecka, aby unikać przykrych dla niego sytuacji, np. wypraszania go z kadru.
8. Ustal wspólnie z rodzicami i dziećmi jasne zasady publikowania wizerunków dzieci i młodzieży. Omówienie takich reguł buduje zaufanie i pomaga w utrzymaniu dobrych relacji.
9. Przemyśl, czy konieczna jest publikacja danego materiału, a jeśli tak, jaki jest cel publikowania zdjęcia lub filmu przedstawiającego dziecko, pomyśl w kontekście samego siebie lub swojego dziecka.
10. Zastanów się, czy zdjęcie lub nagranie nie pokazuje dziecka w ośmieszającej lub krępującej sytuacji, która mogłaby naruszyć jego godność teraz lub w przyszłości (dziecko kiedyś dorośnie i może wstydzić się tego zdjęcia, a z Internetu nic trwale nie znika).
11. Przed udostępnieniem materiałów sprawdź, czy publikacja wizerunku nie naruszy prywatności dziecka i czy nie znajdują się tam informacje, które należy chronić (np. imię, nazwisko lub klasa), ogranicz do absolutnego minimum łączenie danych np. publikowanie jednocześnie indywidualnych zdjęć, z imieniem, nazwiskiem, klasą szkolą czy informacją o obchodzonych urodzinach (zakres takich danych pozwala na zbudowanie profilu dziecka).
12. Publikując materiały wizualne, zadbaj o odpowiedni kontekst sytuacji i unikaj udostępniania wizerunków dzieci w niejasnych lub mylących okolicznościach.
13. Nie tylko przestrzegaj reguł ale edukuj o nich, porozmawiaj z dziećmi, którym wykonujesz zdjęcia, aby byli ostrożni w publikowaniu własnych zdjęć oraz informacji o sobie. Wyjaśnij, dlaczego jest to ważne.

• 10. Bezpieczeństwo kont i role:

Dostęp do strony placówki na portalu społecznościowym może mieć pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki pełniąc jedną z dwóch ról:

1. Administrator – Kierownik jednostki wyznacza co najmniej 2 takie role, które mają za zadanie nadawanie uprawnień innym użytkownikom oraz zapewnienie właściwej konfiguracji, ustawień i aktualności informacji dotyczących bezpieczeństwa i przetwarzania danych na portalu społecznościowym.
2. Redaktor – Kierownik jednostki wyznacza dowolną liczbę redaktorów, którzy posiadają możliwość publikacji treści na portalu społecznościowym, każdy z redaktorów odpowiedzialny jest za publikowane treści, a także za moderacji komentarzy i aktywności na portalu pod treściami przez niego zamieszczonymi. Redaktor przyjmując od innych pracowników treści upewnia się, iż pracownik dysponuje właściwymi dla dane publikacji prawami autorskimi i jeżeli jest to wymagane właściwymi zgodami.

Każdy z pracowników posiadający dostęp do strony serwisu społecznościowego zobowiązany jest:

• Posiadać co najmniej włączone logowanie z wykorzystaniem dwuskładnikowego logowania;
• Zabezpieczyć dostęp do medium społecznościowego za pomocą unikalnego, długiego i losowo wygenerowanego hasła z wykorzystaniem generatora haseł lub menadżera haseł;
• Nieujawniania ani nie podawania nikomu hasła dostępowego, a także nie podawania hasła w innych miejscach niż oficjalna główna strona portalu społecznościowego;
• Informować o każdy przypadku podania hasła w potencjalnie niebezpiecznym miejscu, utracie danych dostępowych lub przejęcia dostępu do portalu przez osoby nieuprawnione;
• Publikując treści na portalu zapewniać ochronę dóbr osobistych innych osób w tym w szczególności dzieci, a w przypadku, gdy dana publikacja budzi wątpliwości co do kontekstu jej wykonania, które mogą godzić w interes innych osób zaniechanie takiej publikacji.
• Weryfikować publikowane treści pod kątem naruszenia dóbr osobistych.

 

Klauzula informacyjna w celu promocji

1. Administrator danych osobowych: Przedszkole Publiczne Na Akacjowym Wzgórzu w Łagiewnikach ul. Jedności Narodowej 8 (74) 89-39-440 przedszkole@lagiewniki.pl
2. Inspektor Ochrony Danych: Mariusz Stasiak vel Stasek, e-mail: biuro@msvs.com.pl
3. Cel przetwarzania danych osobowych: Pani/pana dane osobowe oraz dziecka przetwarzane będą jeżeli wyrazili Państwo zgodę w celu promocji placówki oraz osiągnięć uczniów poprzez rozpowszechnianie wizerunku zgodnie z art. 81 ust. 1 Ustawy o prawach autorskich oraz danych identyfikacyjnych na podstawie wyrażonej zgody z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Informacja o dobrowolności podania danych osobowych: Udzielenie zgody na wizerunek i dane identyfikacyjne w celach informacyjnych i promocji jest dobrowolne, natomiast jej nie wyrażenie uniemożliwi promocję z wykorzystaniem wizerunku dziecka. Mimo wyrażenia przez Państwa zgody na rozpowszechnianie wizerunku w przypadku braku takiej zgody przez samo dziecko na konkretne zdjęcie Placówka będzie respektować zdanie dziecka.
5. Odbiorcy danych: serwis IT, dostawca hostingu strony, poczty oraz strony BIP, META.
6. Okres przechowywania danych. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia promocji do czasu wycofania zgody.
7. Ma Pani/Pan prawo do: żądania dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, sprostowania danych osobowych Pani/Pana dotyczących, usunięcia danych osobowych Pani/Pana dotyczących, ograniczenia przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dotyczących, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Pan/Pana dotyczących, cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez konsekwencji dla przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem, jeśli dane zbierane są na podstawie zgody, a także wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
8. Profilowanie: Dane nie będą podlegały automatycznemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu, nie będą również bezpośrednio podlegały transferowi przez Administratora.
9. Przekazanie danych osobowych do Państwa trzeciego: w związku z publikacją na portalu Facebook nastąpi przekazanie danych do USA. Meta Platforms, Inc. (dawniej Facebook) może nie zapewniać odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych co wiąże się z podwyższonym ryzykiem. Spółka Meta oświadcza, iż stosuje standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez komisję europejską. https://www.facebook.com/help/566994660333381

Informacje na temat zachodzącej relacji współadministrowania dostępne są pod adresem https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

10. W przypadku wyrażenia zgody na rozpowszechnianie wizerunku przez UG odrębnym administratorem będzie Urząd Gminy w Łagiewnikach.